Bí quyết quản lý chi phí nhân sự trong nhà hàng chuẩn nhất

Chi phí nhân công lao động (COL) chiếm phần không nhỏ trong tổng chi phí vận hành nhà hàng. Quản lý tốt khoản này giúp nhà hàng kiểm soát tài chính, tăng lợi nhuận, đặc biệt là làm hài lòng nhân viên của mình. Cùng bePOS tìm hiểu chi phí COL là gì trong F&B, cần quan các chỉ số nào trong ngành F&B và làm sao để quản lý chi phí nhân sự trong nhà hàng hiệu quả.

Định nghĩa nhân công lao động

Chi phí nhân công lao động (Cost Of Labor - COL) bao gồm tổng cộng tất cả tiền lương trả cho người lao động, các chi phí phúc lợi cho nhân viên và các khoản trích từ lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… mà người sử dụng lao động phải chi trả.

Chi phí nhân công lao động COL trong F&B bao gồm 5 loại chi phí và ngân sách cho từng loại chi phí như sau:

• Lương trực tiếp: Là thu nhập của nhân viên bao gồm cả thuế thu nhập nếu có. Gồm lương tháng, lương giờ, phụ cấp (trách nhiệm, ca kíp), lương ngoài giờ, lương ngày lễ. Lương trực tiếp thường chiếm 65 - 75% quỹ lương.
• Chế độ công ty: Định khoản, chế độ tùy theo mỗi công ty. Cơ bản sẽ có tiền cơm, công tác phí, xăng xe, điện thoại, giữ xe,… quan tâm chăm sóc nhân viên (sinh nhật, ma chay cưới hỏi), hoạt động doanh nghiệp (nghỉ ngơi, giải trí, du lịch, team building,…). Chi phí mục này thường chiếm 5% - 7% quỹ lương.
• Bảo hiểm chính sách: Theo quy định của Luật Lao Động như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe. Tùy theo công ty sẽ có các chính sách riêng về bảo hiểm, thường chiếm 10% - 15% quỹ lương.
• Thưởng: Các khoản thưởng lương tháng 13, thưởng lương tháng 14++, thưởng động viên, thưởng thành quả, thưởng nóng, thưởng lễ tết,… tùy theo tình hình kinh doanh của công ty. Chi phí này chiếm 8% - 10% quỹ lương.
• Chi phí ban đầu và hành chính: Đồng phục, khám sức khỏe, chi phí trang bị hành chính, chi phí tuyển dụng, đào tạo,… thường chiếm 2% - 3% quỹ lương.

Đây là các dòng chi phí trong cơ cấu nhân công lao động tiêu chuẩn. Một số công ty quy mô nhỏ thì cơ cấu về lương trực tiếp khá cao còn những phần khác khá thấp (bảo hiểm, thưởng,…).

Cách quản lý chi phí nhân sự trong nhà hàng

Sau khi tìm hiểu COL trong nhà hàng là gì, chúng ta sẽ tham khảo cách quản lý chi phí nhân sự. Tùy theo tính toán kinh doanh của mỗi nhà hàng sẽ có tầm nhìn về quản trị chi phí nhân sự trong nhà hàng khác nhau. Tuy nhiên, trong một tổ chức sẽ chia làm 3 cách quản lý chi phí nhân sự trong nhà hàng như sau:

Chi tiêu cơ bản

Thường áp dụng chi tiêu cơ bản cho công ty quy mô nhỏ như quán ăn, 1 - 2 nhà hàng, startup.

• Lương nhân công thỏa thuận
• Không chính sách: không có bảo hiểm, phụ cấp ăn trưa,…
• Chế độ dạng cá nhân, gia đình: Ví dụ bao ăn bao ở tại chỗ
• Thưởng ngẫu nhiên
• Chi phí nhân sự phát sinh

Kiểm soát ngân sách

Khi đã phát triển thành chuỗi, lên khoảng 5 - 10 nhà hàng thậm chí 20 - 30 nhà hàng thì thực hiện phương pháp kiểm soát ngân sách rất hiệu quả, cụ thể:

• Phân chia lương nhân công theo ngạch
• Chế độ nhân sự cơ bản: Ví dụ tiền cơm với nhân viên toàn thời gian,…
• Chính sách bảo hiểm có kiểm soát: Bảo hiểm trả trên mức lương căn bản và cho nhân viên toàn thời gian.
• Định biên nhân sự sát sao: Không tuyển dụng quá nhiều nhân sự ảnh hưởng chi phí.
• Kế hoạch giờ công chặt chẽ: Lên lịch làm việc chặt chẽ theo giờ, tránh lãng phí nhân công vào khung giờ không có khách.
• Thưởng theo chỉ tiêu: Thưởng theo ngày, theo tuần,… chủ yếu theo doanh số.

Quản trị thành quả

Đối với những chuỗi nhà hàng lớn, phát triển mạnh mẽ, họ có tầm nhìn về quản trị nhân công lao động theo thành quả. Những phương pháp được áp dụng như sau:

• Thành lập hệ thống vai trò vị trí cấp bậc chuyên nghiệp.
• Chế độ động viên nhân sự.
• Lộ trình thăng tiến từ 2 - 3 lần/năm, kích thích nhân viên làm việc và đóng góp nhiều hơn
• Chính sách nhân sự, bảo hiểm rõ ràng và có kiểm soát
• Định biên nhân sự có tầm nhìn: Định biên nhân sự đặt tầm nhìn vào thúc đẩy bán hàng và phát triển doanh số, tức là tổ chức nhân công lao động để bán hàng tốt quan trọng hơn việc cắt giảm chi phí nhân công lao động.
• Kế hoạch giờ công hiệu quả.
• Áp dụng cơ chế thưởng thành quả.

Không có đúng hay sai trong quản lý chi phí nhân công lao động, mà tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức, tầm nhìn là làm giảm chi phí nhân công lao động bằng cách kiểm soát hay bằng cách gia tăng doanh số.

>> Xem thêm: Mẹo quản lý chi phí nhân sự ngành F&B hiệu quả

Các yếu tố trong quản lý chi phí nhân sự nhà hàng

Quản trị nhân công lao động nhà hàng cho một tổ chức chuyên nghiệp sẽ bao gồm 4 cơ chế quản lý đó là: Chính sách nhân sự; Định biên nhân sự; Kế hoạch bán hàng và giờ công; Lịch làm việc và dàn trận đội ngũ. Mỗi tổ chức, công ty, nhà hàng sẽ tùy nghi ứng dụng từng cơ chế một cách toàn phần hay từng phần như thế nào phụ thuộc quyết định kinh doanh tại mỗi thời điểm.

Chính sách nhân sự (HR Policy)

Chính sách nhân sự sẽ có sự khác nhau tùy theo mỗi tổ chức, công ty, tuy nhiên đều sẽ có các hạng mục cơ bản như sau:

• Cơ cấu tổ chức: Để hoàn thiện chính sách nhân sự quản lý nhân công lao động nhà hàng thì cần có cơ cấu tổ chức nhà hàng rõ ràng. Xác định rõ vai trò của từng vị trí như: quản lý nhà hàng, giám sát, trưởng bếp, phó bếp, thu ngân, lễ tân, quầy bar, nhân viên order, nhân viên phục vụ, bảo vệ, nhân viên vệ sinh,…
• Thang ngạch lương: Cần có thang ngạch lương cho mỗi vai trò, vị trí, cấp bậc của nhân viên. Đây là phần rất quan trọng vì sẽ là căn cứ so sánh với thị trường, giúp cho việc tuyển đúng người khớp với thang ngạch lương, không bị quá cao hay quá thấp và có thể giữ chân nhân viên lâu dài.
• Chế độ chính sách: Chế độ chính sách tối thiểu cần có chế độ tiền ăn, chính sách bảo hiểm, chăm sóc nhân viên (sinh nhật, hiếu hỉ),…
• Cơ chế thưởng và lộ trình thăng tiến: Cơ chế thưởng cho nhân viên hoàn thành KPI, có thành tích xuất sắc, lộ trình thăng tiến từ nhân viên, tổ trưởng, quản lý,…

Tất cả chính sách nhân sự sẽ giúp tuyển đủ và đúng người, quan trọng là giữ chân nhân viên. Đây là cách hiệu quả để tiết kiệm chi phí nhân công lao động. Bởi vì sao?

Một nhân viên làm việc từ 3 tháng - 6 tháng có khả năng làm việc gấp 1,5 lần một nhân viên mới. Một nhân viên làm việc từ 6 tháng trở lên có khả năng làm việc gấp 2 lần một nhân viên mới.

So với việc trả lương thấp và tuyển nhiều nhân viên cấp độ thấp thì việc đào tạo và giữ chân nhân viên làm việc lâu năm có tính hiệu quả và năng suất lao động sẽ cao hơn nhiều. Chính từ đó mà tiết kiệm được chi phí nhân công lao động.

Định biên nhân sự (Staffing)

Theo như tôi quan sát và tham khảo, hiện nay định biên nhân sự ở nhiều tổ chức, công ty được thực hiện khá đơn giản. Đội ngũ bán hàng dựa trên tình hình doanh số thực tế để ước lượng số lượng nhân sự. Trong trường hợp doanh số trồi sụt không ổn định thì định biên nhân sự kiểu này sẽ gặp nhiều vấn đề.

Vì thế, cần áp dụng phương pháp định biên nhân sự phù hợp cho mọi tình hình doanh số, đảm bảo quản lý ổn định chi phí nhân công lao động. Sau đây, tôi xin chia sẻ hướng dẫn phương pháp tự lập bảng tính định biên nhân sự một cách khoa học bao gồm 3 bảng tính như sau:

Theo ngân sách và doanh thu

Tổng số nhân viên cần cho nhà hàng theo đúng ngân sách cho phép với doanh số phù hợp:

• Dự đoán doanh số theo chu kỳ: Thường định biên nhân sự được làm một quý một lần để dự đoán doanh số cho quý tiếp theo, đừng làm 1 tháng/lần vì không nên thay đổi quá nhiều. Sau đó chia ra trung bình tuần. Ví dụ 1 quý thường có 13 - 14 tuần
• Ngân sách nhân công lao động (%COL): Khi có doanh số sẽ có ngân sách nhân công lao động khoảng 15%. VD doanh số 1 quý (3 tháng) là 2 tỷ, mỗi tuần bán được 143 triệu. Ngân sách là 143 x 15% = 21,45 triệu trong 1 tuần đó.
• Quy ra giờ công lao động: Từ ngân sách quy ra giờ công lao động, tiền lương trả trực tiếp cho nhân công khoảng 75% ngân sách. Lấy tiền trả trực tiếp chia cho tiền trung bình trả cho 1 giờ công sẽ ra số giờ công lao động cho 1 tuần
• Quy ước số giờ công trung bình mỗi nhân viên: Lấy số giờ công lao động chia cho trung bình một người lao động phải làm sẽ ra tổng số nhân viên.

Theo ngạch lương

Định biên nhân sự theo ngạch lương sẽ là:

• Cấp bậc theo cơ cấu tổ chức nhà hàng: Trong cơ cấu tổ chức đã có ở phần Chính sách nhân sự.
• Phần trăm ngạch lương cấp bậc tối đa theo chính sách: Một nhà hàng có bao nhiêu phần trăm cấp bậc 1, bao nhiêu phần trăm cấp bậc 2,… dựa theo chính sách công ty.
• Lấy tỷ lệ phần trăm nhân với số lượng nhân viên: Lấy số lượng nhân viên nhân cho từng phần trăm sẽ ra được số nhân viên theo từng phần trăm. Từ đó xác định trong tổng số nhân viên có bao nhiêu người lương cao, bao nhiêu người lương thấp.

Theo vị trí tay nghề

Số nhân viên cần theo vị trí tay nghề sẽ tính theo:

• Vai trò, vị trí theo cơ cấu tổ chức nhà hàng: Một nhà hàng sẽ có các bộ phận nhân sự như phục vụ, bếp, thu ngân, marketing,…
• Số nhân viên theo vị trí vào giờ đông khách nhất: Chọn một thời điểm đông khách nhất, xem xét cần bao nhiêu nhân viên từng vị trí phục vụ cho giờ đó.
• Lấy tỷ lệ phần trăm nhân với số lượng nhân viên: Lấy tổng số nhân viên nhân với tỷ lệ sẽ ra số nhân viên cần theo vị trí tay nghề.

>> Xem thêm: 8 điều cần biết khi quản lý nhân sự trong nhà hàng

Kế hoạch bán hàng và giờ công (Scheduling)

Kế hoạch bán hàng và giờ công được xem là phần phức tạp nhất, cần dành nhiều thời gian để thiết kế bảng tính và thường sử dụng theo quý (mỗi quý một lần), đem đến sự chính xác cao trong quản lý nhân sự.

Đấy cũng là phương pháp được các chuỗi nhà hàng hàng đầu như KFC, Lotte, Golden Gate,… ứng dụng thường xuyên và đều đạt được hiệu quả cao trong quản lý chi phí nhân công lao động. Phương pháp này gồm có 4 phần như sau:

• 4-Like-Week & Day-Part: Thống kê 4 tuần doanh số đồng dạng để xác định phần trăm từng khung giờ.
• Dự đoán doanh số theo ngày và tuần: Dự đoán mỗi khung giờ bán được bao nhiêu doanh số.
• Matrix Labor Hours: Giờ công lý tưởng để vận hành việc bán hàng theo mức doanh số dự đoán.
• Dự đoán giờ công lao động: Áp số giờ công tiêu chuẩn phục vụ khách hàng vào mỗi khung giờ phục vụ khách hàng thì sẽ có bộ giờ công lý tưởng để vận hành nhà hàng.
• Bộ khung giờ công lao động: Thực tế hóa bộ giờ công lý tưởng bằng cách điều chỉnh số giờ công phù hợp với mỗi khung giờ, để tạo ra những thanh giờ công xuyên suốt phù hợp.

Trên thực tế, đa số các công ty thường không áp dụng phương pháp lập kế hoạch bán hàng và giờ công vì đòi hỏi tính toán chi tiết và có độ khó cao. Nếu các công ty, tổ chức, nhà hàng có cơ hội áp dụng phương pháp này thì sẽ lên lịch làm việc được chính xác và sát sao nhất.

Lịch làm việc & dàn trận (Roster & Deployment)

Đa số các công ty đều có lịch làm việc. Tuy nhiên, do không áp dụng kế hoạch bán hàng và giờ công nên thông thường, người quản lý sẽ xếp lịch làm việc cho nhân viên theo kiểu ngẫu nhiên. Cách làm này có những lúc hiệu quả có lúc không.

Theo cơ chế quản lý nhân công lao động nhà hàng, sau khi có bộ khung giờ công lao động và danh sách nhân viên bao gồm: vị trí, cấp bậc, vai trò, công việc,… sẽ tiến hành các bước sau:

• Xếp lịch làm việc (Roster): Lịch làm việc nên thực hiện hàng tuần để dễ điều chỉnh và linh động. Cần cân đối lịch làm việc sao cho số ngày công các nhân viên cân bằng nhau và nhân viên có ngày nghỉ.
• Dàn trận đội ngũ (Deployment): Từ lịch làm việc tiến hành sắp xếp các vị trí, dàn trận nhân sự mỗi ca cho phù hợp, bảo đảm quản lý tốt công việc từng nhân viên.
• Điều động đội ngũ: Sau khi dàn trận, người quản lý sẽ luân phiên chỉ đạo điều phối nhân viên phù hợp theo tình hình tránh việc chỗ dư chỗ thiếu nhân công.

Các chỉ số quản lý nhà hàng cần biết

Một số keyword thường thấy khi quản lý chi phí nhân công lao động trong chuỗi nhà hàng như:

• Actual Labor Hours: Số giờ công lao động thực tế. Chỉ số này được tính theo lịch làm việc hoặc bảng chấm công.
• Phần trăm COL: % chi phí nhân công trên tổng doanh số. Chỉ số này được tính bằng (Số giờ công lao động thực tế x Lương giờ)/Tổng doanh số.
• Matrix Labor Hours: Số giờ công lao động tiêu chuẩn
• Fixed Labor Hours: Số giờ công lao động cho việc mở và đóng nhà hàng.
• Variable Labor Hours: Số giờ công phục vụ trực tiếp khi có khách hàng.
• Productivity: Năng suất lao động phục vụ trực tiếp khách hàng. Chỉ số này được tính bằng số lượt khách hàng/Variable Labor Hours.

Với nhiều chủ nhà hàng, quán ăn đặc biệt là những người mới mở quán hoặc chuẩn bị mở thêm các cơ sở mới thì quản lý nhân công lao động trong nhà hàng là một bài toán nan giải. Một phần lớn do thiếu hụt nguồn lực mà hiện nay nhiều chủ nhà hàng chưa đặt quá nhiều tâm huyết vào việc quản lý nhân viên và giữ chân người tài.

Tương tự như chi phí thực phẩm và giá vốn hàng bán, chi phí nhân sự chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí vận hành của nhà hàng và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Do đó, để đảm bảo hiệu quả kinh doanh của nhà hàng, bạn cần tính toán tỷ lệ phần trăm chi phí lao động một cách chính xác.

Có thể thấy, từ một kế hoạch kinh doanh xuyên suốt xuống quá trình dự đoán ngày công, nghiên cứu tỷ lệ phần trăm để đưa ra kế hoạch ngân sách của quý và bộ khung ngày công. Sau đó áp dụng vào lịch làm việc hàng tuần và điều động, dàn trận mỗi ca làm tạo thành chuỗi thực hành quản lý chi phí nhân công lao động hiệu quả.

Khi bạn muốn phát triển lên quy mô chuỗi nhà hàng hoặc đặt tầm nhìn vào phát triển doanh số, động viên và phát triển đội ngũ đem đến sự hài lòng cho khách hàng thì đòi hỏi cần nghiên cứu kỹ các phương pháp về quản lý chi phí nhân sự.

>> Để hiểu rõ hơn về cách quản lý chi phí nhân trong nhà hàng, mời bạn theo dõi những chia sẻ của tôi trong video dưới đây:

Quản lý chi phí nhân sự trong nhà hàng chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với một người quản lý hay chủ nhà hàng. Đây là một chặng đường dài đòi hỏi người làm chủ phải tìm tòi nghiên cứu và tích luỹ kiến thức.

Mong rằng với những chia sẻ trên đã gợi ý giúp cho các chủ nhà hàng phương pháp quản lý chi phí nhân công lao động một cách khoa học và hiệu quả, nhằm tối ưu nhân sự phù hợp để áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn kinh doanh thuận lợi!