Trong hoạt động kinh doanh, việc xảy ra sai sót và đối mặt với rủi ro là không thể tránh khỏi. Điều quan trọng là làm thế nào để giảm thiểu những nguy cơ này một cách tối đa. Thủ tục kiểm soát nội bộ là một giải pháp quan trọng cho vấn đề này, giúp đảm bảo rằng các quy trình hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Sapp Academmy giới thiêu những thủ tục này không chỉ đơn thuần là các quy định, mà còn là cách thức tổ chức và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp một cách chặt chẽ và thông minh.
1. Thủ tục kiểm soát là gì?
Thủ tục kiểm soát, theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 (ban hành theo Quyết định số 143/2001/QĐ-BTC), là các quy chế và thủ tục được đơn vị lãnh đạo thiết lập và hướng dẫn thực hiện trong tổ chức để đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Mục đích của thủ tục kiểm soát bao gồm:
- Thứ nhất, đảm bảo tuân thủ chính sách và quy tắc nội bộ của công ty, tạo ra môi trường làm việc có trật tự và hiệu quả hơn;
- Thứ hai, phát hiện và đối phó kịp thời với nguy cơ, rủi ro và nguồn gốc của chúng, từ đó xây dựng kế hoạch khắc phục và giải quyết vấn đề nhanh chóng;
- Thứ ba, ngăn chặn các hành vi gian lận, sai sót có nguồn gốc từ bên trong doanh nghiệp;
- Thứ tư, đánh giá độ chính xác của các loại báo cáo như báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, từ đó nâng cao tính chính xác và hoàn thiện của hệ thống nội bộ trong hoạt động kinh doanh.
Nguồn: Thư viện pháp luật
Xem thêm: Thủ Tục Kiểm Toán Là Gì? - Phân Loại Các Thủ Tục Kiểm Toán
2. Các loại thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ có thể được chia thành hai loại chính là kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát, mỗi loại có đặc điểm và mục tiêu riêng biệt.
2.1. Loại 1 kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là hình thức kiểm soát tập trung vào việc thực hiện các mục tiêu cụ thể được xác định trong chi tiết kiểm soát. Đây là những quy chế và thủ tục rõ ràng, trực tiếp. Có ba loại thủ tục kiểm soát trực tiếp chính:
- Kiểm soát bảo vệ tài chính và thông tin: Đây là loại kiểm soát nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của tài sản và an toàn thông tin cho doanh nghiệp. Nó bao gồm phân định trách nhiệm về bảo vệ tài sản và thông tin, quản lý thông tin của những người không có trách nhiệm, đảm bảo việc quản lý kho tàng và thiết bị để bảo vệ tài sản và thông tin, cũng như thiết lập quy chế kiểm kê và xác nhận từ bên thứ ba;
- Kiểm soát quản lý: hay còn được gọi là kiểm soát hoạt động độc lập. Loại kiểm soát này tập trung vào việc giám sát hoạt động cụ thể của nhân viên và người thực hiện các hoạt động đó. Mục tiêu là đảm bảo tuân thủ chính sách và quy trình của tổ chức, ngăn chặn sự lơ là, không chịu trách nhiệm và không tuân thủ quy tắc;
- Kiểm soát xử lý: Loại kiểm soát này tập trung vào việc lưu trữ chính xác các giao dịch kinh tế. Mục tiêu là đảm bảo rằng các giao dịch này diễn ra đúng và được lưu trữ đúng theo quy định, từ đó làm cho quản lý và thống kê trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Vai trò của kiểm soát trực tiếp là rất quan trọng bởi quy trình này tập trung vào các mục tiêu cụ thể được xác định trong chi tiết kiểm soát. Điều này mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt là khả năng tập trung vào các điểm yếu cụ thể và áp dụng các phương pháp kiểm soát riêng biệt và chặt chẽ. Qua đó, các rủi ro tại từng khâu hoạt động có thể được nhận diện và giải quyết kịp thời.
2.2. Loại 2 kiểm soát tổng quát
Kiểm soát tổng quát khác biệt so với kiểm soát trực tiếp vì nó áp dụng đồng thời trên nhiều hệ thống. Quá trình này liên quan đến kiểm soát đa dạng hệ thống với các đầu việc khác nhau và thường sử dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực kế toán.
Vai trò của kiểm soát tổng quát là cung cấp một loại kiểm soát có thể áp dụng cho toàn bộ hệ thống, giúp tiết kiệm chi phí và đồng thời đảm bảo tính phù hợp với tổng thể. Loại kiểm soát này thường đi kèm với các chính sách, quy tắc được thiết lập sao cho phù hợp với quy mô tổng thể của tổ chức.
3. Nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát phù hợp
Nguyên tắc là hệ thống tư tưởng và quan điểm được thể hiện trong một giai đoạn cụ thể của tổ chức. Đây là những quy tắc được cân nhắc kỹ lưỡng mà toàn bộ tổ chức phải tuân theo. Việc tuân thủ nguyên tắc mang lại nhiều lợi ích, bao gồm việc định hình hướng đi cho sự phát triển của tổ chức, đảm bảo tính thống nhất và ổn định, cũng như tạo điều kiện cho mọi hoạt động trong tổ chức diễn ra một cách chính xác.
Bởi vậy, nguyên tắc được áp dụng rộng rãi trong đời sống và cả trong việc xây dựng các thủ tục kiểm soát. Cùng xem qua một số nguyên tắc quan trọng trong việc lập thủ tục kiểm soát.
3.1. Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Nguyên tắc phân công và phân nhiệm yêu cầu mọi quy định phải xác định rõ ràng đối tượng áp dụng, cách thức áp dụng và phân công nhiệm vụ một cách cụ thể. Trong việc quản lý kiểm soát nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định của nhân viên, sự rõ ràng và cụ thể là cần thiết giúp tránh tình trạng đẩy trách nhiệm, tranh cãi, hoặc chồng chéo công việc sau này. Nó cũng giúp nhân viên hiểu rõ các quy tắc và cách thức thực hiện chúng.
Hơn nữa, việc phân nhiệm cũng tạo ra kiểm soát chéo trong tổ chức. Một nhân viên tạo ra kết quả sẽ được những người khác kiểm tra và ngược lại, tạo nên một hệ thống kiểm soát lẫn nhau trong quá trình làm việc.
3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm là sự phân chia cán bộ, nhân viên trong một tổ chức để loại bỏ việc sử dụng quyền lực một cách quá mức trong công việc. Ngoài ra, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng loại trừ khả năng có mối quan hệ gia đình giữa hai vị trí công việc có liên quan chặt chẽ.
Ví dụ, người làm bán hàng và người quản lý bán hàng không thể là cùng một người, người lên kế hoạch dự án không thể tự phê duyệt dự án của mình.
Đặc biệt, quy định nghiêm cấm sự lạm dụng mối quan hệ gia đình giữa nhân viên kế toán và người quản lý trực tiếp của họ. Tổ chức có thể hoạt động công bằng và chính xác hơn, đồng thời tạo điều kiện cho việc tăng doanh thu.
3.3. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền
Nguyên tắc phê chuẩn và ủy quyền là việc phân chia quyền hạn khác nhau tại mỗi cấp quản lý. Thường áp dụng trong việc phê duyệt các hạn mức tài chính, quyết định về tuyển dụng nhân sự và quản lý thông tin trong hệ thống của công ty. Đơn giản mà nói, nguyên tắc này giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng quyền hạn, giảm thiểu rủi ro vi phạm vô ý hoặc cố ý.
Ví dụ, quản lý cửa hàng được phê duyệt các phiếu nhập kho với hạn mức là 100 triệu đồng. Nhưng đối với các phiếu nhập kho với giá trị vượt quá 100 triệu đồng, thì quyền phê duyệt sẽ thuộc về giám đốc.
4. Mục tiêu của thủ tục kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ hướng đến những mục tiêu và nhiệm vụ sau:
- Thứ nhất, đảm bảo tuân thủ các quy trình và chính sách, một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty;
- Thứ hai, đảm bảo tuân thủ các chính sách và quy trình kế toán, cùng việc đánh giá độ chính xác của các báo cáo tài chính và quản trị;
- Thứ ba, xác định các rủi ro, vấn đề và nguồn gốc của hiệu suất kém và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những yếu điểm này;
- Thứ tư, kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị. Điều này giúp hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được liên tục kiểm tra và hoàn thiện thông qua một quá trình kiểm toán nội bộ hiệu quả.
Khóa học CMA Hoa Kỳ đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết cho việc thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ. Bằng việc cung cấp kiến thức sâu rộng về kế toán quản trị, kiểm toán nội bộ và quản lý chiến lược, khóa học này giúp chuẩn bị công cụ và phương pháp để xây dựng, triển khai và đánh giá hiệu quả của các thủ tục kiểm soát nội bộ trong môi trường doanh nghiệp.
Kết luận
Thủ tục kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định. Việc thiết lập và thực hiện các thủ tục này không chỉ giúp công ty phát triển một cách bền vững mà còn tạo nền tảng vững chắc để ngăn chặn rủi ro, phát hiện sớm các vấn đề và tối ưu hóa hoạt động.
